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Aprender a Emprender

Cómo ganarse una silla en las reuniones más importantes

En una cultura de trabajo con demasiadas reuniones, a menudo buscamos tácticas para no tener que asistir. No obstante, a veces es necesario asistir a una reunión, tal vez porque las decisiones que se toman en ella tendrán implicaciones para usted o su equipo, o tal vez porque siente que ha sido excluido de debates importantes. Ya sea porque no haya sido invitado debido a un descuido o por una decisión por parte del organizador de la reunión, puede tomar medidas para asegurarse una silla en la mesa de reuniones.

Antes que nada, haga una pausa

A menudo hablamos sobre la necesidad de disminuir el número de reuniones a las que asistimos y sobre la importancia de tener solo a las personas clave en la sala, pero seamos realistas, hay momentos en los que se puede dejar de lado la lista de invitados. De forma racional, puede entender la lógica detrás de esta decisión, pero no sirve como consuelo cuando sí quiere asistir. Puede doler aún más cuando se da cuenta de que el hecho de no recibir una invitación envía señales a su equipo y colegas, que pueden preguntarse: “¿Por qué no está nuestro jefe en esa reunión? ¿Hay un cambio de poder en la organización?” Antes de realizar cualquier movimiento, piense objetivamente si realmente necesita estar en esa reunión. Pregúntese:

  • ¿Tiene que tomar decisiones sobre el tema?
  • ¿Usted o su equipo se verán afectados significativamente por el resultado?
  • ¿Aportará conocimiento o información que otros no tienen?
  • ¿Aportará una perspectiva única que aún no está representada?

Si responde afirmativamente a alguna de estas preguntas, comience el proceso para entender por qué no ha sido invitado.

Evalúe su valor

La moneda real para tener un asiento de forma regular en la mesa es su valor para la empresa. Si el organizador de la reunión le ha dejado fuera, es posible que no comprenda qué valor puede aportar a la reunión. Pregúntese qué contribución única puede hacer a la discusión. ¿Cómo avanzará el objetivo de la reunión?

Tome como ejemplo a uno de mis clientes, a quien llamaré Marc. Es el director asistente de una organización de investigación por contrato. El jefe de Marc estaba dirigiendo reuniones para discutir la reestructuración del negocio de investigación y no había incluido a Marc en las invitaciones. Marc pensó que no solo tendría que haber sido invitado, sino que él tendría que dirigir las reuniones. Se preguntó si su empresa consideraba sus ideas. Cuando Marc finalmente reunió el coraje para preguntar sobre la situación, se enteró de que su jefe se sentía frustrado por tener que dirigir las reuniones y lo hacía solo porque pensaba que Marc no estaba generando ideas ni un proceso para mover la reestructuración hacia adelante.

Marc estaba sorprendido. Se veía a sí mismo como una persona clave en la toma de decisiones, pero no había actuado como tal. En un esfuerzo por no molestar, había dejado que su jefe tomara decisiones por él sobre la reestructuración, pero su enfoque pasivo le estaba socavando. Si quería recuperar la confianza de su jefe, tendría que demostrar su valor. Solo entonces podría sentarse a la mesa e incluso asumir el liderazgo de las reuniones.

Evalúe su estilo

Es posible que haya quedado fuera de una reunión por la forma en que otros perciben su comportamiento.

Tomemos  como ejemplo a otra cliente mía, a quien llamaré Karen. Pertenecía al equipo de cumplimiento legal en una empresa de biotecnología de rápido crecimiento. Su función era trabajar con el equipo de marketing para garantizar que las campañas promocionales y los materiales estuvieran en línea con las directrices del Gobierno. Karen siempre había recibido una invitación para asistir a las reuniones importantes de marketing, pero notó que cada vez más y más reuniones estaban teniendo lugar sin su presencia. De hecho, no la incluyeron en la discusión hasta que las campañas estuvieron muy avanzadas en la etapa de desarrollo y era demasiado tarde para influir en las decisiones del equipo de marketing. El patrón comenzaba a crear graves problemas entre el equipo de cumplimiento legal y el equipo de marketing, ya que Karen se vio obligada a deshacer campañas de marketingsignificativas al final del juego.

Cuando hablé con los colegas de marketing de Karen, me dijeron que les frustraba la presencia de Karen en las reuniones. Respetaban que su papel era el de ayudar a administrar el riesgo legal de la compañía, pero ella tenía una tendencia a tumbar ideas y adoptar una posición conservadora en áreas grises, dejando al grupo de marketing desmoralizado. El equipo quería que Karen escuchara abiertamente, intercambiara ideas con ellos y se centrara en las soluciones en lugar de en los problemas. Cuando Karen escuchó estos comentarios, se dio cuenta de que, aunque aportaba conocimiento e información únicos a las reuniones, su estilo impedía que otros vieran ese valor.

Si se ha quedado fuera de una reunión, considere pedir a sus colegas que le den comentarios sobre su estilo y a hacer los cambios necesarios para que los demás puedan apreciar lo que usted aporta. Karen trabajó activamente en escuchar y procuró proponer una solución, no solo nombrar el problema, cada vez que identificaba un problema de cumplimiento. Estos cambios la convirtieron en una mejor socia comercial para sus compañeros de marketing y la ayudaron a volver a la lista de invitados para esas reuniones.

Emplee la estrategia correcta dependiendo de la situación

Asegurar una invitación a una reunión importante probablemente requerirá diferentes tácticas dependiendo de la situación. Estos son algunos consejos para algunas de las situaciones más comunes que mis clientes de coaching han tenido que enfrentar.

Su jefe asiste a todas las reuniones y le deja fuera.

  • Reserve tiempo para hablar con su jefe sobre sus metas e intereses.
  • Indique de forma directa su interés por asistir a reuniones específicas y pregúntele qué puede hacer para demostrar su valor.
  • Pregúntele a su jefe si hay proyectos en los que pueda trabajar para que le ayuden a que le incluyan en esas reuniones.
  • Si su jefe está de acuerdo en que debería incluirse en las reuniones futuras, no tenga reparos en recordarle ese compromiso. Por ejemplo, podría preguntar: “¿Podría ser la próxima reunión un buen momento para compartir la nueva investigación de análisis competitivo en la que he estado trabajando?”.

Tiene un compañero que le excluye intencionalmente.

  • Establezca un tiempo para conversar con su compañero sobre el patrón que está observando.
  • Cuando explique por qué debería estar en esas reuniones, concéntrese en las razones comerciales, no en sus intereses o sentimientos personales.
  • Si continúa siendo excluido, pida a alguien que esté invitado (y en quien confíe) que envíe un correo electrónico al organizador, idealmente con copia a los otros participantes, alentando su asistencia. Su colega podría decir algo así como: “Juan, creo que la perspectiva de Katy en esta reunión será útil para el grupo. Deberíamos considerar invitarla a la reunión”. De esa manera, la decisión no se la deja al compañero que lo ha estado dejando fuera.

Simplemente no se encuentra en el radar del organizador.

  • Comience por preguntarse si está pasando suficiente tiempo desarrollando relaciones sólidas con sus compañeros de trabajo. Conocer a sus colegas aumenta las posibilidades de que sean más conscientes de su trabajo y del valor que puede aportar a sus reuniones.
  • Si hay una reunión específica a la que se dirige, deje claro a su gerente que le interesa unirse y solicite asesoramiento sobre lo que puede hacer para que se incluya.
  • Comparta de forma proactiva con el organizador cómo su trabajo se alinea con el objetivo de la reunión.
  • Sea útil. Comparta información relevante con el organizador de la reunión y ofrezca su ayuda. Por ejemplo, puede decir: “Celina, sé que tiene una reunión para discutir la nueva estrategia de la cuenta. Pensé que esta información le resultaría útil. Si fuera útil, estaría feliz de asistir a la reunión para discutir las implicaciones con el grupo”.

En cualquiera de estas situaciones, es posible que no se haya quedado fuera de la reunión de forma intencional. Dejar claro que está interesado en asistir y explicar qué valor puede aportar a menudo puede remediar un descuido.

Cuando no le invitan a una reunión, es fácil señalar con el dedo y culpar a los demás por dejarle fuera, pero eso normalmente no hará que le inviten. En última instancia, la responsabilidad de demostrar por qué debería estar en la sala es suya.

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