Cómo la experiencia del usuario puede definir el éxito de tu evento

Un evento exitoso ya no se mide solo por la calidad de su contenido; ahora, la verdadera vara de medir es la experiencia integral del asistente. La clave está en comprender que cada punto de contacto es una oportunidad para construir una conexión más profunda, generar un recuerdo inolvidable y fomentar una relación duradera con una experiencia del usuario completa.

Todo elemento de un evento es susceptible de ser analizado y mejorado para ofrecer una experiencia de usuario óptima. Como organizador, tendrás que explorar tu caso concreto, las necesidades de tu evento y de tu público e incluso, ¡preguntar directamente a los asistentes!

Para ayudarte en esta labor y ponerte en marcha, te presentamos algunos elementos susceptibles de mejorar la experiencia de usuario en tu evento.

Sistema de venta de entradas intuitivo

La página de venta de entradas es el primer punto de contacto para que un interesado se convierta en asistente de tu evento. Sabemos que la primera impresión es crucial, por lo que un proceso de reserva y compra de entradas atractivo y sencillo es determinante para que la experiencia del usuario empiece con buen pie.

Crea una página sencilla, que incluya toda la información básica como la fecha, el lugar, el horario, el programa… e incluye un módulo de compra de entradas intuitivo que te facilite la gestión y garantice un proceso de compra agradable para el asistente. Puedes utilizar un software de venta de entradas en marca blanca para integrar este módulo directamente en tu web.

Señalización adecuada

Tú conoces el recinto de tu evento al dedillo, pero para los asistentes (e incluso proveedores, artistas, ponentes…) puede ser su primera vez. Es mejor pecar de explicaciones excesivas que tener a un público desorientado y, por lo tanto, descontento. Esto vale tanto para los flujos y zonas como para servicios concretos en los que un panel explicativo bien diseñado y colocado puede evitar que las personas a cargo del servicio tengan que perder tiempo en explicar su funcionamiento.

La señalización es clave también para que los movimientos de las masas sean fluidos y evitar así aglomeraciones innecesarias. ¡Asegúrate de que tu señalética es clara y está perfectamente visible!

Pulseras NFC para una experiencia integrada

Las pulseras NFC suponen una innovación tecnológica revolucionaria en la gestión de eventos. Estas pulseras, equipadas con un chip NFC, se usan principalmente para el pago cashless: el asistente carga su cuenta cashless online o en puntos de recarga en el evento; al realizar una compra, simplemente acercando la pulsera al un terminal cashless del camarero o vendedor, facilitando una transacción rápida y segura.

Los beneficios de usar pulseras cashless en eventos son múltiples y van más allá de los beneficios del pago cashless, consiguiendo una experiencia integrada. ¿Cómo? Con un colaborador tecnológico como Weezevent, puedes ofrecer una experiencia de usuario inigualable a través de la pulsera NFC: la compra de la entrada, la cuenta cashless y el control de acceso se unifican en un sistema conectado, mejorando la experiencia del asistente y facilitando la gestión al organizador del evento.

App móvil del evento

Crea una aplicación personalizada que ofrezca información en tiempo real, mapas interactivos y, para eventos profesionales, opciones de networking.

La centralización de toda la información en una app intuitiva, que te permita enviar notificaciones push y que pueda integrar otros servicios como el acceso a la cuenta cashless del asistente puede proporcionar una experiencia de usuario fluida y eliminar puntos de fricción.

Accesibilidad y comodidad

La accesibilidad y comodidad de todos los usuarios son esenciales para la experiencia de usuario en un evento. Un diseño inclusivo, que incluya rampas para sillas de ruedas y atención a elementos como sentido y tamaño de las puertas, altura de mostradores, etc., señalización en braille, traducción en lenguaje de signos… Presta atención a todos los elementos de tu evento para garantizar que todos los asistentes puedan disfrutar del evento sin barreras.

Además de la accesibilidad, la comodidad general de todos los asistentes es un aspecto crucial para el éxito de cualquier evento. Esto incluye asegurar un ambiente agradable con suficiente espacio y asientos cómodos, una temperatura ambiental adecuada, y la disponibilidad de elementos básicos como baños limpios, bien mantenidos y suficientes.

Diversidad en F&B

Ofrecer una variedad de opciones de comida y bebida que atiendan a diferentes necesidades dietéticas, como vegetariana, vegana, sin gluten y halal, asegura que todos los asistentes encuentren opciones adecuadas para una experiencia gastronómica satisfactoria. Eso sí, no basta con cumplir: esfuérzate por que estas opciones sean atractivas y de calidad, no una simple casilla que marcar.

Feedback y encuestas post-evento

El feedback y las encuestas post-evento son cruciales para entender la experiencia de los asistentes e identificar áreas de mejora. Puedes utilizar encuestas online o plataformas interactivas para saber qué valoraron los asistentes y los aspectos que podrían mejorarse. Estas encuestas pueden abordar diversos temas, desde la calidad del contenido hasta la experiencia general del evento, pasando por elementos concretos que te interese evaluar como por ejemplo, un servicio nuevo prestado en la última edición.

Utilizar esta información es esencial para la mejora continua de la experiencia de usuario en tus futuros eventos. Además, al mostrar a los asistentes que valoras y tienes en cuenta su opinión, se fomenta una relación de confianza y potencia la fidelización, lo que incrementa la probabilidad de su participación en futuros eventos, así como la recomendación de tu evento en su entorno.

Conclusión

Tal y como un artesano teje cuidadosamente los hilos de un tapiz, los organizadores de eventos entrelazan diversos elementos para crear una experiencia de usuario excepcional. Cada hilo, desde las soluciones tecnológicas como el pago cashless y las aplicaciones móviles, hasta la señalización o la accesibilidad, contribuye a la experiencia global que supone el tapiz final.

Este enfoque holístico de la experiencia de usuario es lo que lleva a los eventos al éxito.

Paula Del Hoyo

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