El software gratuito que más utilizan los emprendedores

Nadie mejor que los propios emprendedores para decirnos con qué tipo de software gratuito están verdaderamente satisfechos en la gestión de sus negocios, así como cuándo y por qué han decidido dar el salto en un momento determinado y buscar productos de pago.

Hemos preguntado a emprendedores de todas las áreas qué herramientas utilizan realmente en su día a día y por qué. Aquí te ofrecemos la lista corta, la crème de la crème de las que son gratuitas, con un pequeño análisis para que te hagas una idea de cuáles se pueden ajustar mejor a las necesidades de tu empresa.

1. Ofimática

En tratamientos de texto, no hay mucha discusión: OpenOffice y Google Docs para crear documentos impactantes son las más utilizadas. Las dos disponen de procesador de textos, hoja de cálculo y permiten crear presentaciones compatibles con PowerPoint. Pero, entre las dos, los emprendedores se decantan más por Google Docs, combinada con Google Sheets (Excel) y Google Slides (PowerPoint).

OpenOffice es sólo para editar y no permite trabajar a varias personas a la vez. Con Google Docs, en cambio, y desde una misma cuenta de Gmail, puedes crear, editar y compartir cualquier documento. Incluso trabajar varias personas a la vez en línea y desde cualquier dispositivo (PC, tablet o móvil) porque están en la nube.

2. Facturación, ERP y CRM

Son tres herramientas diferentes que puedes utilizar por separado o de forma conjunta (muchos CRM ya llevan incorporadas funciones de facturación y de ERP).

Para la empresa que no trabaje con clientes ni tenga que controlar stock, etc. serviría una herramienta exclusivamente de facturación como Factura Directa. Para la gestión del punto de venta y generar recibos digitales, llevar el inventario y diseñar informes de venta, una buena solución gratuita es Caja Square. Y para negocios más complejos, hay que pensar en herramientas más completas: como ERP el más recomendado es Openbravo y como CRM, Zoho CRM.

Son herramientas muy útiles en su versión gratuita, de hecho la principal limitación de Zoho CRM sin pago es que sólo permite el acceso a tres usuarios distintos dentro de la empresa, lo que para una pyme suele ser suficiente.

En el caso de Openbravo, al ser software libre, el problema puede venir, como con cualquier solución open source (código abierto), en que hay que tener ciertos conocimientos técnicos para ponerlas a funcionar. Por eso, aunque Openbravo sea gratuito, si no tienes conocimientos técnicos debes valorar si te compensa contratar a alguien que instale y configure Openbravo para ajustarlo a las necesidades específicas de la empresa.

¿Cuándo pagar por ellas?

Según la empresa crece, van a surgir nuevas necesidades para las que la versión gratuita no da soporte. Y no queda otra que pagar. Pero a día de hoy hay alternativas muy buenas con costes muy reducidos gracias al formato SaaS, que ha democratizado el acceso a estas herramientas.

¿Juntas o por separado?

Otra duda razonable. Si existen herramientas todo en uno, ¿merece la pena escoger una más completa o las buscamos por especialidades? Depende de las necesidades de la empresa. Para muchas, un software integrado que incluya funcionalidades de CRM y de ERP puede ser más que suficiente. Ahora bien, hay empresas donde alguna de estas partes cobra mucha importancia y necesitan un software específico. Por ejemplo, en retailers, el ERP es fundamental para gestionar bien el stock, las necesidades de compra, etc.

3. Estudios de mercado

Son herramientas que nos ayudan a conocer cómo está nuestra web o negocio online, en cuanto a SEO, competidores, keywords, rankings y otra serie de parámetros. En el mercado encontrarás versiones gratuitas y suficientes, como Mozbar y Quicksprout (para muchos emprendedores esta última es la mejor para informes sobre tu web y para compararte con la competencia).

Otras son SEO Chat, con una suite de herramientas gratuitas online de la plataforma que agrupa las utilidades básicas de validación de elementos web y SEO), con herramientas de social media, SEM y SEO avanzado .

Semrush, por su parte, está considerada por algunos como la mejor herramienta clave para investigar a tus futuros competidores. Con ella puedes ver todas las palabras clave que están utilizando para google adwords y el listado de palabras clave que aportan tráfico para SEO. Contiene más de 55 herramientas de SEO, marketing de contenidos, investigación de la competencia, PPC y marketing en redes sociales. Permite acceso gratuito durante siete días a todos los kits de herramientas, sin compromisos de permanencia, pudiendo cancelar la suscripción cuando desees.

Otra forma de realizar estudios de mercado es detectando tendencias en Internet, con herramientas gratuitas como Google Trends, que refleja qué palabras clave busca la gente diariamente. O realizando tus propias encuestas por correo electrónico con soluciones como SurveyMonkey.

4. Gestores de proyecto

Son herramientas que utilizan de forma habitual la mayoría de los emprendedores y startups que necesita organizar grupos de trabajo y proyectos en equipo. Ayudan a asignar las tareas de cada uno, ponerles fechas límite, etc. Imprescindibles, sobre todo, para quienes trabajan con colaboradores de forma remota.

Aquí ganan por goleada Basecamp y Trello; los dos muy parecidos, pero Trello le ha tomado la delantera a la primera porque es totalmente gratuita (Basecamp sólo lo es para los profesores) y porque combina muy bien con Google Docs. Otra alternativa recomendable es Asana, aunque en su versión gratuita está limitada a un máximo de 15 personas por equipos que empiezan.

5. Gestores de tareas

Un gestor de tareas es algo así como un bloc de notas muy sofisticado para crear listas de tareas y anotaciones de todo tipo y compartirlas con otros. Destaca sobre todas Evernote, con muchísima diferencia, seguida por Remember the Milk. Y sólo algunos recomiendan la solución de Google Keep.

Evernote es la más completa para la parte de recopilar, procesar y compartir. Remember the Milk es un complemento perfecto a Evernote para administrar las listas de tareas y asignar tiempos (alarmas, listas automáticas, vencimientos, etc.), aunque se puede prescindir de ella. Las dos son multidispositivo y tienen una gran conexión con herramientas y apps de terceros. Las dos son muy completas en sus versiones gratuitas, aunque en el caso de Evernote, si la utilizas mucho, merece la pena recurrir a la versión de pago.

6. Gestores de tiempo

Son herramientas para mejorar la productividad. Entre las gratuitas, la más recomendada es Rescue Time . Esta ofrece un servicio de analíticas personales que muestra cómo empleas tu tiempo, desde que enciendes el PC o portátil, y te proporciona herramientas para ayudarte a ser más productivo.

Una que sí se postula como totalmente gratuita es Clockify un software de control horario y planilla de horarios muy utilizado. Promete “usuarios ilimitados, gratis para siempre”.

Merece la pena añadir a estas herramientas otras que nos ayuden a organizar mejor el correo como Inbox o Zendesk es otra herramienta de gestión del correo electrónico, aunque no es gratuita.

En este punto te remitimos también a la lectura de este artículo con consejos facilitados por el emprendedor e inversor Iñaki Arrola.

7. Sincronización y almacenamiento de datos

Google Drive y Dropbox te ayudarán a guardar de forma segura, gratis y en la nube todos tus datos. De esta forma, puedes acceder a ellos desde cualquier dispositivo y lugar. Eso sí, los dos tienen limitaciones.

También Amazon ofrece almacenamiento gratuito. Si has sido cliente de la plataforma en algún momento puedes disfrutar de los 5gb de almacenamiento gratuito que ofrecen.

8. Infografías, presentaciones y diagramas

Son herramientas con utilidades diferentes. Para presentaciones almacenadas en la nube y totalmente gratuitas, las mejores son Google Slide y Prezi, sobre todo esta última. Es muy visual, con efectos de zoom, etc. Ha evolucionado considerablemente hasta ofrecer muchas más opciones que antes. El handicap es que ya no eres original cuando usas Prezi, ya que la utiliza todo el mundo. Otra cosa son las que nos ayudan a organizar la información de forma visual, como Infogram. Crea increíbles infografías y gráficos en cuestión de minutos. Una herramienta muy útil a la hora de presentar datos.

9. Identidad corporativa

Una herramienta con la que los que no somos diseñadores podemos hacer diseños propios muy potentes. Y si lo que necesitas es una herramienta para diseñar tu logo online puedes recurrir a Kreateable, una interesante plataforma todo en uno que incluye numerosas funcionalidades.

Y para crear tus vídeos, de forma sencilla y poco presupuesto puedes recurrir a la empresa Videolean.

10. Videoconferencia

Zoom , Google Hangout , Skype y MashmeTV son algunas de las opciones. Zoom cuenta con un plan gratuito de hasta 100 participantes y un número ilimitado de reuniones por lo que se ha convertido en una de las opciones empresariales mejor acogidas por el público.

11. Antivirus

Los más recomendados son Avast y Avira. En especial, este último porque Avast consume mucha memoria. Otro muy interesante es Kaspersky Virus Removal Tool.

12. Comercio electrónico

La mayoría recomienda Magento, propiedad de Adobe desde 2018 y donde han creado la nueva versión de Adobe Magento 2 para hacer los proyectos de ecommerce más versátiles y escalables; Prestashop, WooCommerce , un plugin de comercio electrónico de código abierto para WordPress; Shopify plataforma internacional de ecommerce nacida en Canadá o BigCommerce, plataforma de comercio electrónico que cotiza en NASDAQ, son algunas de las soluciones que más se utilizan en este momento.

Alternativas

Para muchos pueden ser más interesante herramientas que a priori no son gratis, como Shopify , pero que están en la nube, con costes muy bajitos y que están pensadas para que una persona de negocio se monte su propia tienda de forma muy fácil. Están más limitadas en funcionalidades y posibilidades a futuro, pero hay muchos casos de éxito que han empezado con Shopify hasta que estaban facturando cientos de miles de euros al mes y migraron a otra plataforma.

También existen soluciones gratuitas, como WooCommerce, que permiten montar un comercio a partir de una web de WordPress. Su gracia es que funciona sobre WordPress, que es una solución tan extendida que mucha gente de marketing y negocio la sabe utilizar a nivel usuario. De esta forma, la curva de entrada es mucho más simple. Es recomendable siempre que tu estrategia de marketing se base en contenidos (posts) y quieras que el blog tenga el mismo protagonismo que la tienda (de esta forma está todo en una misma plataforma).

Por otro lado, otra herramienta que cada vez cobra mayor importancia dentro de un ecommerce es el buscador interno. La importancia de un buscador reside en que es una de las herramientas más directamente vinculadas a la conversión, es decir, a la venta. Cualquier persona que entra en un, blog, intranet o comercio online, lo primero que hace es ir a la caja de búsqueda. En el caso de los blog, intranet o webs corporativas, Doofinder ayuda a encontrar fácilmente el contenido, mejorando así la experiencia del lector o empleado a la hora de encontrar lo que busca.

Insistiendo en el tema de la conversión, en el caso de los ecommerce, Doofinder ayuda a aumentar las ventas entre un 15% y un 20%, dado que ha ido desarrollándose hasta convertirse en una herramienta de marketing. Otra de sus funcionalidades más potentes es, sin duda, su panel de estadísticas, donde el propietario del negocio o el gestor de esa web puede comprobar ratios de clicks en los productos mostrados , y de conversión en base a las sesiones de búsqueda.

13. Para vender a empresas

Dentro de las herramientas de atracción destacan algunas como Dux Soup, una extensión de Chrome freemium que sirve para hacer una búsqueda en Linkedin, bien personalizada, bien de grupo, y te muestra todos los perfiles de esa búsqueda que has hecho. Luego avisa de las personas que han visitado tu perfil y, si te interesa, entras en contacto con ellas. Está también Seo by yoast, un plugin para WordPress también freemium que ayuda a posicionar mejor tu sitio en los buscadores mejorando tu web y tus publicaciones. Te va haciendo sugerencias como, por ejemplo, utilizar frases más cortas o incluir alguna ilustración gráfica a un texto.

Para aumentar la conversión una vez que has conseguido tráfico se encuentran Search console de Google. Se trata de una herramienta de ayuda que, además, proporciona informes para medir el rendimiento y el tráfico de búsqueda de tu sitio web, corregir problemas y conseguir que tu sitio web destaque en los resultados de la búsqueda de Google.

Por otro lado, Hotjar te ayuda a conocer el comportamiento del cliente en tu página web, cuanto tiempo permanece, hasta dónde está viendo y qué aspectos tienes que mejorar o potenciar.

14. Creación de webs

Si no quieres invertir dinero en una web propia, WordPress y Wix son las alternativas más sencillas. Las dos tienen buena fama y, en especial, la primera. WordPress es la mejor para crear blogs y webs. Eso sí, hay que tener en cuenta que, aunque es gratis, a medida que vas añadiendo plugins y funcionalidades extras, sobre todo los potentes, cuestan dinero. Por lo que se suele pagar muchas veces es por la plantilla que vas a usar en tu web o blog. Pero la plataforma en sí es gratis. Para páginas webs sencillas de una sola página o landing page para captar clientes, también es muy recomendable Instapage.

15. Redes sociales

Herramientas de redes hay muchísimas, pero algunas están asociadas exclusivamente a una sola red. Entre las genéricas, las más recomendadas son HootSuite . Otra buena alternativa para conocer lo que pasa en todas tus redes es Sproutsocial, aunque sólo ofrecen 30 días gratis.

Sin olvidar las más específicas, como SocialBro, para gestionar mejor tu cuenta en Twitter. O Storify, que te ayudará a crear tus propias historias a través de la curación (selección) de contenidos. Luego puedes organizarla y compartirla.

Podría también hablarse de Metricool una herramienta española con una solución integral para analizar, gestionar y medir el éxito de tus contenidos digitales. Aunque tienen distintos planes de precios, los usuarios pueden también aprovechar la versión libre de Metricool.

16. Analítica web y apps

Google Analytics y Bitly son las más empleadas. La primera te dará a conocer el volumen de tráfico que recibe tu web. Bitly es un acortador de URLs (imprescindible para compartir enlaces en Twitter, por ejemplo) que, además, te ofrece información sobre lo que sucede con los enlaces que compartes.

Sin olvidarnos de herramientas para analítica y medición de apps. Las de medición, como Appfigures, te ofrecen información del número de descargas, ventas, ranking de tu app, valoraciones, etc. Las de analítica, como Appanie, te indican quién hace qué dentro de tu aplicación. Igual que Amplitude. Son algo así como el Google Analytics para aplicaciones. Otra alternativa es Mixpanel, que vale para analíticas de webs y apps. Ésta te da información extra que no te ofrece Google Analytics en web (quién hace exactamente qué).

17. Email marketing

Para campañas de email marketing, dos soluciones gratuitas y muy buenas son MailChimp y Acumbamail. En el caso de esta segunda En el caso de esta segunda puedes elegir tarifas mensuales en función del número de envíos que piensas realizar o el número de suscriptores a los que piensan mandar tus campañas de email marketing. Así, ofrece una opción gratuita para toda la vida y sin compromiso, según afirman en la web, para un máximo de 2.000 emails/ mes, a partir de esta cantidad empiezan a proponerse otros planes de pago, como la tarifa básica para 20.000 emails al mes, o la enterprise, por 157 euros al mes y numerosos servicios.

18. Software gratuito de reputación online

Las herramientas de gestión de la reputación online te ayudarán a saber qué dicen de ti y dónde. La más recomendada es Google Alerts, un sistema de alertas que te avisa cuando alguien publica algo sobre tu nombre o marca. Aunque no hacen falta demasiadas herramientas para saber qué se está diciendo de ti en Google. El algoritmo está muy cualificado para encontrar los términos que busques. Basta teclear tu nombre o tu marca y listo.

Otras buenas alternativas pueden ser Mention,  muy útil para gestionar la reputación en redes sociales: qué se dice de ti y qué comentarios tuyos tienen más impacto, quiénes son los usuarios con más influencia, etc. Permite, además monitorear todas tus marcas y a las de la competencia. Aunque ya no ofrece planes free salvo en periodo de prueba, sí que dispone de un plan básico de 41 euros al mes, para un único usuario y una cuenta por red social.

Plataforma todo en uno

Por ejemplo, Bitrix24 es uno de los programas de gestión de relaciones con los clientes más completos y recomendados. Es una plataforma todo en uno para gestionar tus equipos y ejecutar tus ventas. Además, cuenta con más de 35 herramientas útiles.

De hecho, la suite Bitrix24 incluye un CRM de código abierto considerado uno de los mejores. La versión gratuita es una solución especialmente útil para pequeñas y medianas empresas, ya que ofrece una valiosa ayuda en aspectos como ventas, marketing, recursos humanos y atención al cliente.

El plan Free (gratuito) presenta herramientas útiles para una actividad básica de CRM, un número ilimitado de usuarios y un espacio de hasta 5 GB. Después, se puede usar para probar su funcionamiento, con el fin de cambiar eventualmente a uno de los planes de pago.

Hay cuatro planes de suscripción de pago: Basic (USD49 al mes), Estándar (USD99 al mes), Profesional (USD199 al mes) y Enterprise (USD399 al mes). Entre las principales ventajas de Bitrix24 está que es un software muy versátil, que incluye una gran cantidad de funciones útiles para la gestión de clientes, y automatizado para algunos procesos de ventas y marketing, lo que simplifica enormemente este importante aspecto del negocio. Precisamente, su versatilidad implica una gran posibilidad de personalización

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