5 claves para tener reuniones productivas y de calidad, según un experto en gestión

Generalmente cuando hay un tema a tratar en el trabajo, la solución es reunión, reunión y reunión.

Aunque en la actualidad  muchas sigan siendo telemáticas debido a la pandemia de coronavirus, gracias a la tecnología se realizar de manera online, ya sea a través de ZoomGoogle Meet o Microsoft Teams.

Sin embargo, Berto Pena, experto en producitividad y autor del libro Gestiona mejor tu vida, sostiene que en muchas ocasiones las reuniones pueden ser contraproducentes.

Esto se debe a que no se saben ejecutar de manera adecuada, a pesar de que se suceden una tras otra a lo largo del año. Por lo general, el mayor error suele ser convocarlas a la ligera, es decir, sin saber si realmente son necesarias o si el tema en cuestión puede resolverse de otra forma.

“Como me enseño uno de mis jefes, las reuniones cuestan; convocarlas es gratis, pero tenerlas podría resultar carísimo“, apunta Berto Pena.

No te agobies si te están entrando dudas respecto a cuándo y cómo convocar reuniones fructíferas, pues este experto en productividad te da 5 claves que siempre deberías tener en cuenta para mejorarlas.



La primera consiste en buscar alternativas a esa reunión que consideras inevitable. Baraja la posibilidad de que el tema pueda solucionarse o tratarse por correo o por teléfono. O quién sabe, quizás sí que es necesario hacerla de forma presencial, pero con menos gente.

Otro punto a destacar es centrarse en la agenda y en los objetivos, es decir, tener muy claro los puntos más importantes del día y qué es lo que se pretende conseguir con esta reunión.

En tercer lugar, incide en la relevancia de la preparación antes de acudir a la reunión. Todos los asistentes tienen que tener muy claro los temas a tratar, por lo que deberían hacer el ejercicio de anotar ideas relacionadas, las dudas e incluso mirar los emails en caso de que se haya enviado algún tipo de información por esa vía.

De esta forma se evitan las indeseadas improvisaciones que tienden a alargar las reuniones de forma interminable y que empañan los objetivos reales.

Otro punto a destacar es centrarse en la agenda y en los objetivos, es decir, tener muy claro los puntos más importantes del día y qué es lo que se pretende conseguir con esta reunión.

En tercer lugar, incide en la relevancia de la preparación antes de acudir a la reunión. Todos los asistentes tienen que tener muy claro los temas a tratar, por lo que deberían hacer el ejercicio de anotar ideas relacionadas, las dudas e incluso mirar los emails en caso de que se haya enviado algún tipo de información por esa vía.

De esta forma se evitan las indeseadas improvisaciones que tienden a alargar las reuniones de forma interminable y que empañan los objetivos reales.

Respecto a este último punto, es de vital importancia controlar el tiempo, calcular las intervenciones y tener en cuenta a qué hora empezó la reunión para así poder cumplir el horario impuesto y no hacer perder el tiempo al resto del equipo.

Finalmente, para concretar qué acciones se van a llevar a cabo, tienes que poder responder a 3 preguntas clave: qué es lo que hay que hacer, quién lo va a hacer y cuándo.

Con estos trucos y consejos conseguirás mejorar la calidad de tus reuniones de trabajo y tus empleados acabarán agradeciendo que les ahorres tiempo y esfuerzo.

Estos son todos los consejos de productividad de Berto Pena

Yaiza García García

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