Tareas urgentes, visitas comerciales, reuniones con clientes, el correo… Y para colmo X y demás redes sociales. Terminas haciendo jornadas de 18 horas y aún así no te llega el tiempo. Pero, ¿te has parado a pensar cuántas de las tareas que haces podrías eliminar de tu agenda para centrarte en las que son realmente importantes para el desarrollo de tu negocio?
A continuación, una serie de consejos:
Gestiona los imprevistos
Los imprevistos son los principales causantes de que una agenda bien organizada se vaya al traste. La mayoría no son urgentes, “pero el pánico nos hace pensar equivocadamente que lo son. Detenemos y perjudicamos nuestras tareas más importantes para atajarlos sin pararnos a pensar”, explica Berto Pena, experto en Productividad y Organización Empresarial. ¿La forma de gestionarlos? Primero, analiza su naturaleza.
¿Urgente o importante?
Para una multiemprendedora como Elena Gómez del Pozuelo, “los imprevistos surgen siempre. Son dificultades, unas más importantes y otras menos. Y tienes que saber, primero, si se trata realmente de una urgencia, y segundo, si lo puedes delegar. En mi empresa La Cigüeña del Bebé fabricamos en China. Si me llaman diciendo que han parado tres contenedores en la aduana porque van mal etiquetados, eso es una urgencia que tengo que solucionar yo. Si es urgente y no es importante lo delego”.
Gómez del Pozuelo tiene muy claro que sin la ayuda de sus colaboradores no puede presidir dos negocios y otras tareas de networking. Por eso, ha instaurado un sistema de trabajo que obliga a sus colaboradores a ofrecerle soluciones a los problemas que le plantean. “Yo le llamo el método Sonopros y que no significa otra cosa que exigir soluciones no problemas a toda la gente que me rodea. Si me cuentan un problema, deben llegar ya con varias soluciones para que yo pueda tomar una decisión en menos tiempo”.
Tu hoja de ruta
Si no llegas a todo lo que te propones en tu día a día, es que estás asumiendo tareas de más o proyectos para los que no estás preparado, te absorben demasiado tiempo y posiblemente ni te compensan. Esas son las dos ideas fundamentales que más nos han repetido cinco emprendedores de distintos sectores de actividad que son capaces de sacar adelante uno o varios proyectos a la vez sin que la falta de tiempo les trastoque continuamente su agenda (ni su vida personal).
También nos han dejado muy claro que no existen fórmulas estándar para aprender a priorizar. Cada persona y cada proyecto empresarial obligan a hacerlo de una forma distinta. Pero estamos convencidos de que la experiencia de otros puede ayudarte a tomar conciencia de lo que haces mal en tu caso y seguir su ejemplo. Como verás, ellos han tomado muchas decisiones que son de puro sentido común, pero que a veces no se asumen por falta de un análisis real de las necesidades personales (sí, estas también son importantes al priorizar) y profesionales del emprendedor.
Imponerse limitaciones
Un ejemplo muy sencillo. Andy Stalman, experto en creación de marca, tiene clientes en todas las partes del mundo. “Estamos haciendo proyectos para Argentina, Estados Unidos, México, Colombia, Australia… Yo me levanto por la mañana y hablo con Australia, que están 10 horas por delante de nosotros. Después empiezo con España y con Europa y a las tres o cuatro de la tarde arranca la jornada en Latinoamérica. Necesito organizarme bien, porque tengo que hablar personalmente con todos los clientes. Eso significa que mi jornada se tiene que alargar más de lo natural, pero dentro de un orden que yo he asumido. No renuncio a llevar a mis hijos al colegio cuando estoy en Madrid y no me pongo nunca una reunión personal antes de las 10. Salvo casos excepcionales”, comenta.
Stalman añade algo fundamental para tener una agenda asumible: “Gestionar bien tu agenda significa que hay cosas a las que tienes que renunciar y aceptar tus limitaciones. Si eres un autónomo y tienes capacidad para atender a 10 clientes, no puedes pretender trabajar para 20, salvo que aumentes tu estructura. No puedes pretender abarcar más de lo que puedes. Tienes que decidir entre duplicar tu estructura o mirar si todos los clientes son iguales y si puedes escoger y trabajar sólo para los buenos”.
Soltar lastre
Con las tareas, toca hacer exactamente la misma revisión. ¿Cuántas de las cosas que asumes son realmente necesarias? Analiza qué es lo que más tiempo te consume, si realmente es importante, si lo puedes delegar en alguna persona de confianza y quédate con lo auténticamente estratégico.
Prescinde de lo que no sabes hacer
Sí, es posible que la clave esté en eliminar tareas que te llevan mucho tiempo porque realmente no están dentro de tus mejores habilidades y que quizás tampoco te resultan rentables. Es el camino que siguió el emprendedor y coach Douglas McEncroe hace años.
“En 1994 tuvimos como 12 clientes que nos contrataron para hacer cursos de Cómo hablar en público y Gestión de proyectos. Los de hablar en público no los hicimos mal, están relacionados con el liderazgo. Los de gestión y otros muchos cursos nos robaban mucho tiempo, porque no estábamos preparados. El resultado es que trabajé 15 horas al día, seis días por semana. Fue caótico para mi organización y nos estresamos dando cursos sobre cosas que realmente no dominábamos. Así es que tomé la decisión de dejar todas las demás actividades y dedicarnos a ser los mejores en liderazgo. Fue una decisión difícil, porque tuve que decir no a mucho trabajo, pero fue la más acertada de mi vida. Con el tiempo ganamos mucho más dinero y la gestión del tiempo fue mucho más fácil”, comenta.
Para Douglas McEncroe, “una vez que consigues una gran claridad en tu objetivo global, resulta mucho más fácil identificar aquellas tareas que son realmente importantes y también reconocer las que parecen urgentes pero no son importantes. Estas son justamente las que debes dejar de hacer”.
Poner fechas límites
No sólo debes escoger bien las tareas que asumes, también debes saber gestionar el plazo de tiempo en el que te comprometes a hacerlo. Si estás continuamente aceptando encargos de última hora, es normal que tu agenda esté siempre alterada.
Aprender a decir no
Para una emprendedora como Elena Gómez del Pozuelo, una clave en su gestión de tareas ha sido “aprender a decir que no a muchas cosas. Me pongo un límite de conferencias al año y sistematizo algunas cosas, como no salir a cenar ni a cócteles después de las siete de la tarde. Te tienes que obligar a tomar este tipo de decisiones para tener tiempo para ti porque hacerlo te va a ayudar a ser más creativo”.
Evita reuniones innecesarias
El 80% de la gente te pide una reunión personal, pero la mayoría no son necesarias. Las reuniones cara a cara hay que dejarlas para los temas realmente importantes, encuentros en los que sabes que el contacto te a va interesar mucho. El resto de los temas se pueden tratar perfectamente por teléfono o por correo”, comenta Elena Gómez del Pozuelo.
Visitar a clientes conflictivos
Seleccionar muy bien a quién dedicamos un encuentro personal, como ha explicado Elena Gómez del Pozuelo, puede suponer, incluso, renunciar a citas que a largo plazo sólo te van a generar problemas. Andy Stalman, por ejemplo, establece las relaciones con sus clientes de una forma muy rígida, en la que prima por encima de todo la confianza. Y no tiene reparos a renunciar a un cliente que no cumple de entrada su palabra. Por pequeña que parezca la anécdota.
“Hace dos años tenía un viaje a Latinoamérica y en esos desplazamientos el cliente paga business. Llegué al aeropuerto y me encuentro con un billete turista. Y no viajé. No por engreimiento, sino porque si el cliente ya empieza cambiando las cosas, sin avisar… Lo más importante que uno puede tener con un cliente es confianza. Si no hay palabra, no hay partnership posible”, explica este experto en branding.
Comidas de trabajo
¿Son realmente productivas las comidas de trabajo? ¿Ahorras tiempo o lo pierdes? Para Elena Gómez del Pozuelo, son “reuniones que se alargan más de dos horas y que normalmente puedes resolver en media hora. Por eso, si me piden una comida, no la acepto, salvo que me apetezca mucho porque la otra persona es interesante para mí. Es muy masculino aprovechar las comidas para una reunión de trabajo, pero yo prefiero emplear mi tiempo libre para mí”.
Minimiza los ladrones de tiempo
Siendo emprendedor es casi imposible que puedas marcarte un horario rígido y cumplirlo. Debes intentar aprovechar el tiempo al máximo y evitar muchas de las situaciones que te roban tiempo.
El tráfico. “En Madrid es terrible. Yo trato de buscar reuniones que no coincidan con las horas punta. Así, si voy con mi coche me puedo mover mucho más rápido. Y trato de meter reuniones en zonas geográficas parecidas, en tiempos cercanos”, explica Andy Stalman.
Los tiempos muertos. Utilízalos para realizar tareas que no requieran mucha concentración. Desplazarse, por ejemplo, de un lugar a otro en transporte público o en taxi, te permitirá aprovechar ese tiempo en revisar el correo o realizar alguna llamada.
Para alguien que viaja continuamente de una ciudad a otra, y de un país a otro, gestionar bien los desplazamientos se convierte en una tarea prioritaria. Andy Stalman lo sabe, e intenta “no perder el tiempo en el aeropuerto. Antes nunca sabía si mi vuelo se había demorado, llegaba y, si había retraso, perdía dos horas. Ahora siempre pregunto a Iberia en Twitter, antes de ir al aeropuerto si el vuelo es puntual o no”, comenta.
Tu presencia en redes. Las redes no tienen por qué ser particularmente un ladrón de tiempo. Y para la mayoría de los emprendedores son claves para su negocio. “A mí me encantan porque me abren mucho la mente para entender cosas nuevas; aprendo y me divierten mucho. Particularmente Twitter. Decir que para no distraerte no estás en ninguna red social es como decir que para gastar menos luz no vas a tener electricidad en tu casa. Gestiona tu tiempo en redes también”, recomienda Stalman.
¿De dónde saca tiempo para ser un activo tuitero alguien que gestiona un negocio, atiende una cátedra a su nombre en una universidad de Colombia, da clases en el Instituto de Empresa y es conferenciante y autor de su propio blog? “Si estoy en una sala de espera, hasta que me atiendan, puedo tuitear. Si estoy en un bar esperando a alguien, tuiteo. Todos esos tiempos que parece que no tenemos, sí los tenemos. Son tiempos muertos, pero son tiempos”, añade Stalman.
