Consejos para que una reunión virtual no se convierta en una pesadilla para los asistentes

El coronavirus ha traído distancia y alejamiento en todos los ámbitos. En todo caso, muchas empresas son novatas en cuanto a reuniones virtuales se trata. Por ello, es importante gestionar el tiempo y no trasladar una reunión física a las pantallas. No queremos aburrir ni que los asistentes desconecten aun estando presentes. Hay que practicar la empatía, una reunión virtual agota más que una presencial.

Mantener una reunión virtual no es fácil, entre otras, razones por falta de experiencia en este tipo de prácticas. Pero desde marzo que comenzó el confinamiento, lo lógico es que las empresas ya estén preparadas para afrontar esta herramienta que potencia la cercanía con sus colaboradores.

La puntualidad es fundamental en una reunión virtual

Seamos sinceros, una reunión de este calibre no suele ser algo que deseemos experimentar. A no ser que el equipo sea pequeño y haya una relación sana. Si el encuentro está programado a las 10 h, seamos puntuales, esas personas que están detrás de la pantalla tienen una vida, compromisos y preguntas.

Si se retrasa, es probable que desde el minuto uno los asistentes pierdan el interés. Una cosa son los problemas técnicos y otra muy diferente, pensar que una reunión de 2 ó 3 horas, puede permitirse un retraso. Obviamente, esa extensión no es la aconsejable.

Una reunión virtual, cuanto más breve más productiva

A todos nos ha pasado en alguna ocasión. Asistimos a una reunión donde una o dos personas, creen que hablan mejor que el resto y se dedican a acaparar la conversación. En esos casos, es una experiencia negativa por la falta de productividad y por la mala imagen que se da en cuanto a organización del evento.

En las virtuales sucede lo mismo. Este tipo de encuentros deben ser más reducidos que los presenciales, sobre todo para evitar las distracciones. Convocar sólo a las personas que se consideren necesarias para el tema a tratar. Un tema que debe estar claro y bien definido antes de comenzar.



Invitar a más de diez personas a una videoconferencia, un error

No estamos en el colegio ni hemos vuelto a la época en la que no existían estas herramientas para comunicarnos. Pretender que una reunión sea una clase donde un experto habla y los demás asienten, es un fallo. El objetivo de esta herramienta es el de la escucha activa y el que todos puedan participar.

Cuando una reunión supera un número lógico de asistentes, la comunicación no fluye y al final el propósito de mantener una excelente relación, se puede dar la vuelta y convertirse en una pesadilla donde además, el lenguaje no verbal es visto por todos los miembros.

Cuando se envía la convocatoria, hay que especificar los asuntos a debatir, no más de dos o tres

Otra cuestión importante es la de avisar a los presentes de que la reunión va a ser grabada, puesto que se necesita su consentimiento. Este gesto, si es aceptado, puede servir para mejorar el siguiente encuentro.

Pedir la opinión de los participantes, sinónimo de éxito en el encuentro virtual

Es importante conocer la opinión de los que participan en este tipo de encuentros para hacerlos más efectivos. Tener claro que no se trata de una conferencia y sí de una reunión donde anunciar una noticia o simplemente, mejorar el compromiso con la empresa.

Si nos limitamos a hablar pero los asistentes no, el objetivo de la reunión será nulo. ¿Acaso no nos importa lo que piensan en estos momentos de incertidumbre? Abordar los temas de manera clara y, a la vez, ser capaz de escuchar opiniones contrarias o aportaciones positivas es el fin de cualquier encuentro.

A modo de conclusión, resaltaría como puntos fuertes:

  1. Avisar con tiempo a los asistentes.
  2. Tratar 2 ó 3 temas.
  3. No invitar a más de 10 personas.
  4. No convertir la reunión en una conferencia.

Si el teletrabajo está implantado en tu organización, no abuses de las videoconferencias puesto que el trabajador ya pasa horas frente a la pantalla. El tono debe ser ameno, ágil y sobre todo con una intención: escuchar a los presentes.

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