No necesitas pagar 5 o 10 herramientas para administrar tu negocio. Solo necesitas una, y en este post te voy a revelar cuál es esa herramienta y cómo puedes utilizarla incluso gratis.
Esta herramienta de llama Bitrix24, y es la suite de gestión empresarial más completa que encontrarás en el mercado.
Con Bitrix24 podemos gestionar tareas y proyectos, crear y editar documentos colaborativos, gestionar personal, construir páginas de ventas, gestionar clientes, crear embudos de ventas, generar reportes y mucho más. ¡Todo desde un solo lugar!
Si contratamos por aparte todas estas herramientas, nos puede costar cientos de dólares cada mes, además de que resulta muy tedioso tener que estar entrando a una y otra plataforma para gestionar nuestro negocio.
En este video te voy a explicar cómo crear tu cuenta de Bitrix24 gratis, cómo realizar las configuraciones iniciales en tu cuenta y cuáles son las funciones más importantes que tienes que conocer de la plataforma para que comiences desde hoy mismo a centralizar todo tu negocio con Bitrix24 y ahorres cientos de dólares a la vez que incrementas tu productividad. ¡Dale Play!
1. Cómo crear una cuenta gratis de Bitrix24
Bien, lo primero que debemos hacer es ingresar a Bitrix24.es y crear una cuenta gratis desde el botón de la parte superior.
Esperamos algunos segundos mientras se crea nuestra cuenta.
Ahora procedemos a responder las preguntas básicas para que la plataforma optimice sus funcionalidades según las características de nuestra empresa.
Damos clic en “Finalizar”. Y listo, ya tenemos nuestra cuenta creada.
Luego de finalizar el proceso de registro, recibiremos un correo de confirmación desde el cual podemos crear nuestra contraseña de acceso. Te recomiendo que hagas esto antes de empezar a explorar la plataforma.
Después de confirmar y activar nuestra cuenta, el siguiente paso es completar nuestro perfil. Esto lo podemos hacer desde el icono de usuario ubicado en la parte superior derecha de la interfaz. Desde allí podemos agregar una foto de perfil, registrar nuestra información personal y cambiar nuestra contraseña.
Quiero destacar también las dos funcionalidades de la parte izquierda de nuestro perfil.
La primera de ellas nos permite medir nuestro nivel de estrés. Para ello debemos instalar la app de Bitrix24 y seguir las instrucciones. Recordemos que el estrés produce múltiples enfermedades, entonces qué bueno contar con una plataforma que nos ayude a medir y prestar atención a nuestros niveles de estrés.
Y la segunda funcionalidad que quiero destacar es la de reconocimientos. Aquí van a aparecer los reconocimientos que nos asignen otros miembros de nuestro equipo y, de la misma forma, podemos enviar reconocimientos a nuestros colegas. Esto sin duda es una gran herramienta para motivar a nuestro equipo.
Ya con nuestra cuenta personalizada, llegó el momento de explorar la plataforma para conocer mejor sus características y configurarla con la información de nuestra empresa.
2. Gestión de personal
Te recomiendo comenzar por la sección de “Empleados”. Desde allí podemos invitar a las personas de nuestra empresa a que se unan a la plataforma y crear departamentos para tener organizada la información de nuestro personal. El plan gratuito nos permite agregar usuarios de forma ilimitada, entonces no tendremos problema por la cantidad de personas que trabajen con nosotros.
Para agregar un nuevo empleado damos clic en la opción “Invitar” y elegimos si queremos enviar un link de registro a todo el personal para que ellos creen su cuenta, enviar una invitación por correo o por mensaje de texto, o configurar manualmente la cuenta de cada uno.
Cada uno de nuestros colaboradores tendrá su propio perfil dentro de la plataforma y podremos interactuar con ellos de diferentes formas que más adelante te voy a explicar.
3. Estructura de la empresa y Grupos de trabajo
Ahora procederemos a crear el organigrama de nuestra empresa. Vamos arriba a la opción “Estructura de la empresa” y la idea es crear cada uno de los departamentos que manejamos. Estos pueden ser, por ejemplo, departamento de marketing, departamento de finanzas, departamento de producción. Esto ya depende de nuestro modelo de negocios y cómo queremos organizar nuestra empresa. En cada departamento vamos agregando los empleados que registramos y podemos establecer las relaciones jerárquicas entre ellos. Es decir, quién le rinde cuentas a quién. Cuanto mejor estructuremos y organicemos el personal de nuestra empresa, vamos a poder aprovechar mucho más todas las funcionalidades de Bitrix24.
Nos dirigimos ahora a la sección “Colaboración” y luego a “Grupos de trabajo”. La plataforma nos ofrece la posibilidad de crear tres tipos de grupos de trabajo: Proyecto, Collab y Grupo de trabajo. La opción proyecto es para crear un equipo en torno a un proyecto específico, entonces son grupos temporales en los que podemos agregar a miembros de diferentes departamentos de nuestra empresa. La opción Collab también es para el desarrollo de algún proyecto concreto, pero este nos permite incluir personas externas a nuestra empresa, que puede ser un cliente o un aliado estratégico. Y los grupos de trabajo generalmente los creamos de acuerdo a cómo tenemos organizada nuestra empresa. En estos grupos podemos asignar moderadores, roles, permisos, podemos compartir archivos, etc.
Una vez más, cuanto mejor organicemos y estructuremos nuestra empresa, mejor vamos a poder aprovechar todas estas herramientas de Bitrix24 para ser más productivos.
Ya con el personal agregado y los grupos de trabajo creados, empieza a tomar forma nuestra plataforma.
4. Comunicación y colaboración
Veamos ahora las opciones de comunicación y colaboración que nos ofrece Bitrix24.
Uno de los aspectos que más me gusta de Bitrix24 es que su interfaz es similar a una red social, es decir, con esta plataforma prácticamente tendremos nuestro propio “Facebook empresarial” para gestionar nuestro negocio, lo que hace que la comunicación interna sea mucho más interactiva y eficiente.
Desde el “Feed” podemos ver las actualizaciones publicadas por nuestros colaboradores, ver anuncios importantes, tareas pendientes y hasta la fecha de cumpleaños de nuestros colaboradores. Además, la plataforma cuenta con un sistema de notificaciones para que estemos siempre al tanto de lo más importante que suceda dentro de nuestra empresa.
Al momento de redactar una publicación, contamos con el apoyo Copilot como asistente de inteligencia artificial. Solo debemos presionar la barra espaciadora o dar clic en el botón de “Copilot” y este asistente nos ayudará a crear textos a partir de las instrucciones que le demos, mejorar la ortografía y redacción de un texto, resumir información, analizar textos, cambiar el tono de una publicación haciéndola más formal o amigable, etc. Ya no tenemos que preocuparnos por esos errores de redacción o de ortografía que a veces se nos pasan, porque la IA se encarga de que nuestras publicaciones queden perfectas.
Pero eso no es todo. En Bitrix24 también tenemos calendarios compartidos, herramientas para trabajar en documentos colaborativos en tiempo real, servicio para enviar y recibir correos, conversaciones por chat, videollamadas, etc… Todo desde un solo lugar. Ya no tenemos que estar entrando a una y otra plataforma para comunicarnos con nuestro equipo, que de hecho es uno de los más grandes errores que se cometen en muchas empresas, porque la comunicación se vuelve informal, se pierde información o no quedan registros de aspectos importantes sobre el desarrollo de alguna tarea o proyecto.
En la sección de “Webmail” podemos conectar nuestra cuenta de correo, enviar y recibir mensajes directamente desde Bitrix24 e integrarlo con nuestro CRM, es decir, si un cliente nos envía un mensaje, ese mensaje se guardará directamente en las fichas de contactos y negociaciones. Pero no nos adelantemos. Luego te explico con detalle cómo configurar tu CRM en Bitrix24 para que automatices tus procesos de ventas y le saques el máximo provecho a la plataforma.
En cuanto al “Calendario”, podemos conectar Bitrix24 con un calendario externo (es decir, sincronizarlo con Google, iCloud, Office365, etc.) y ver todos los eventos en un solo lugar. Además, las actividades creadas en nuestro CRM aparecerán aquí para que hagamos seguimiento a los procesos de ventas; y los clientes o socios podrán reservar una cita con nosotros a través de los espacios disponibles en nuestro calendario, ahorrándonos así tiempo al momento de coordinar reuniones.
Si necesitas compartir archivos con los miembros de tu empresa o trabajar documentos de forma colaborativa, puedes hacerlo aquí desde la sección “Drive”. Ten en cuenta que la opción gratis de Bitrix24 te da hasta 5 Gigas de almacenamiento en la nube. Si requieres más capacidad, puedes considerar los planes de pago que ofrece la plataforma, los cuales van desde los $49 dólares por mes e incluyen otras herramientas de gestión avanzadas.
5. CRM, Sitios web y Contact Center
Ahora si vamos con un punto que yo sé que a muchos de ustedes les interesa: la gestión de clientes. Y es que gestionar clientes puede ser un verdadero dolor de cabeza si no contamos con las herramientas adecuadas. Afortunadamente, Bitrix24 nos ofrece todas las herramientas de CRM que necesitamos.
Aquí en Bitrix24 podemos estructurar completamente nuestros embudos de ventas. Un embudo de ventas es el proceso a través del cual atraemos, gestionamos y fidelizamos a nuestros clientes. Generalmente, los embudos de ventas se componen de cuatro fases clave: Atracción, Interacción, Conversión y Fidelización. No voy a profundizar mucho en este tema porque me extendería demasiado, pero cuéntenme en los comentarios si quieren que haga un video completo hablando sobre cómo crear embudos de ventas.
Por defecto, la plataforma nos presenta esta estructura de los procesos de ventas, pero podemos editarla según la forma en que tengamos estructurados nuestros embudos de ventas. Todo esto es personalizable.
Una vez construyamos nuestros embudos de ventas dentro de Bitrix24, será mucho más fácil y eficiente la labor de gestionar clientes. De cada cliente que gestionemos se creará una ficha de negociación desde la que podemos ver la información del cliente, podemos llamarlo directamente desde la ficha, enviarle un correo electrónico, contactarlo a través de un canal abierto, generar una factura, crear tareas, copiar el enlace con los espacios disponibles en nuestro calendario para que el cliente agende una cita, crear una actividad y añadirla al calendario, etc.
Si necesitamos crear páginas de ventas para atraer clientes a nuestro negocio, ya no tenemos que pagar otras herramientas. Con Bitrix24 podemos crear sitios web y landing pages en cuestión de minutos. Solo debemos dirigirnos a la sección de “Sitios Web”, damos clic en la opción “Crear”, elegimos una plantilla, agregamos nuestro contenido y listo. El sitio se integra automáticamente con nuestro CRM, de esta forma cada vez que un cliente llegue a nuestro sitio web y se registre en un formulario o nos escriba desde el chat, ingresará a nuestro embudo de ventas como un nuevo cliente o negociación.
Ahora vamos a dirigirnos a la sección “Contact Center” dentro de CRM. Desde aquí podemos conectar los distintos canales de comunicación que manejamos en nuestro negocio (Facebook, Instagram, WhatsApp, etc.), e integrarlos para comunicarnos con nuestros clientes directamente desde Bitrix24. Es decir, ya no necesitamos estar entrando a una y otra plataforma para responderle a un cliente, porque todo lo podemos hacer desde Bitrix24. Y lo mejor es que la plataforma de forma automática nos agrupa las conversaciones de un mismo cliente sin importar desde qué canal nos escriba, y estas conversaciones quedarán organizadas en las diferentes etapas de nuestros embudos de ventas para que podamos hacer seguimiento a todo el proceso.
Te lo voy a explicar con un ejemplo: supongamos que pepito nos escribió por WhatsApp cotizando un producto. Si tenemos creado nuestro embudo de ventas en Bitrix24, esa conversación va a quedar añadida a la etapa respectiva del embudo de ventas y se creará una ficha con los datos de ese cliente. Si luego el mismo cliente nos escribe desde otro canal, por ejemplo, Instagram o incluso desde el chat de nuestro sitio web, las conversaciones se añadirán a ese mismo perfil de cliente, permitiéndonos así ofrecer un servicio más eficiente.
Otra funcionalidad que es sorprendente de Bitrix24 es “Telefonía”. Con esta función podemos conectar números de teléfono a nuestro CRM y llamar a los clientes directamente desde la ficha de negociación. Y lo mejor de todo es que la transcripción y el análisis de estas llamadas aparecerán registradas dentro de la ficha de la negociación. Piensa en lo útil y valioso que es esto.
6. Gestión de tareas y proyectos
Como si fuera poco todo lo que hemos visto hasta aquí, Bitrix24 también es un poderoso software de gestión de proyectos. Desde la sección “Tareas y Proyectos” podemos crear y asignar actividades para ser realizadas por nosotros o por otros miembros de nuestra empresa. También podemos revisar las tareas pendientes y tener la información organizada de forma visual a través de diagramas y herramientas como listas, planificadores, calendarios y Gantt.
Además, es posible vincular tareas con elementos de nuestro CRM para mantener control total del progreso y los plazos de todas las acciones relacionadas con la gestión de clientes. Con Bitrix24 todo nuestro equipo sabe qué hacer y cuándo hacerlo.
7. Automatización de procesos
Luego de registrar y estructurar toda la información de nuestra empresa y de nuestros procesos de ventas en Bitrix24, ya podemos utilizar las herramientas de automatización que nos ofrece la plataforma para ahorrar mucho más tiempo y dinero.
La idea es automatizar todas aquellas tareas que son repetitivas. Por ejemplo, cuando llega una solicitud desde nuestro sitio web, podemos hacer que se cree una tarea automáticamente en nuestro panel de gestión. Cuando el cliente deja su correo, podemos enviarle automáticamente un mensaje de bienvenida. Las posibilidades son infinitas, ya es cuestión de que exploremos a fondo las opciones de disparadores y reglas de automatización para aprovechar al máximo estas herramientas. Ten en cuenta que las tareas repetitivas nos cuestan en promedio entre 10 y 15 horas de trabajo al mes, entonces sí o sí tenemos que aprovechar las automatizaciones para dejar de perder tiempo valioso y aumentar nuestra productividad.
8. Reportes y Analítica
Como buenos empresarios, tenemos que tomar decisiones que guíen el desarrollo de nuestro negocio.
Con Bitrix24 tenemos acceso reportes de conversiones, desempeño y costos para analizar nuestro negocio de principio a fin y tomar mejores decisiones. Con estos reportes es fácil ver dónde perdemos clientes y qué procesos necesitan mejoras. Lo más interesante es que la plataforma nos brinda un análisis integral, desde el primer contacto hasta el cierre de la venta. Todo en un solo panel, incluso con integración a Power BI para obtener informes avanzados.
También podemos generar fácilmente reportes y gráficos relacionados con la productividad de nuestra empresa, ausencias de empleados y reportes de trabajo. Información muy importante para la toma de decisiones.
9. Integraciones: ahorro de tiempo y dinero
Y si usas otras herramientas para la gestión de tu negocio, no te preocupes, porque puedes centralizarlas todas en Bitrix24. La plataforma se integra fácilmente con servicios de correo, mensajería, llamadas, calendario, reportes, gestión de documentos y marketing. Todo sin necesidad de transferir datos manualmente ni tener que pagar múltiples suscripciones. Esto se traduce en un ahorro de hasta $500 dólares por mes en la gestión de tu negocio.
Además, si requieres funciones adicionales, Bitrix24 cuenta con un Marketplace en el que encontrarás aplicaciones para potenciar sus funcionalidades y características.
10. Conclusión
Como puedes ver, Bitrix24 es una plataforma de gestión muy completa y fácil de utilizar. Su interfaz es bastante intuitiva y se encuentra disponible en 18 idiomas, incluyendo inglés, español y portugués.
Cuenta con su propia aplicación móvil, tanto para iOS como para Android, para que administres tu negocio incluso desde tu celular.
Y se puede integrar fácilmente con otras plataformas como Dropbox, Mailchimp, Box y Office, entre otras.
Y si llegas a tener algún problema o duda, en el sitio web de Bitrix24 encontrarás decenas de manuales, tutoriales y vídeos explicando las diferentes funcionalidades de sus herramientas. O puedes contactar al equipo de soporte de la plataforma, que siempre estará atento a ayudarte a resolver cualquier problema técnico.
En conclusión, si quieres mejorar la productividad de tu empresa, hacer más efectiva la comunicación interna y optimizar los procesos de gestión, solo necesitas una herramienta: Bitrix24, tu centro de negocios. Todo en una sola cuenta, sin apps adicionales ni gastos innecesarios. Trabaja solo en lo importante, sin perder tiempo entre pestañas.
Bien, espero que te haya resultado interesante esta plataforma y que te animes a probarla. Recuerda que aquí puedes crear tu cuenta gratis de Bitrix24.
