La gestión de las nóminas en España se ha convertido en uno de los principales focos de roce laboral para los autónomos con empleados y los pequeños negocios, dado que vivimos un momento en el que las obligaciones laborales y administrativas no dejan de crecer.
Así lo refleja el Índice Global de Complejidad de Nóminas 2025, elaborado por Strada, que sitúa a España en una peor posición respecto a años anteriores y confirma que Europa sigue siendo la zona con mayor presión regulatoria en esta materia.
Este aumento no es un dato abstracto para los pequeños empleadores, ya que se traduce en más tiempo dedicado a la gestión administrativa, mayor dependencia de asesoramiento externo y un riesgo creciente de errores y sanciones. Según explicaron varios expertos a este diario, para muchos autónomos con trabajadores, la nómina ha dejado de ser un trámite periódico para convertirse en un elemento que condiciona directamente la rentabilidad del negocio y la toma de decisiones sobre precios, contratación o jornadas.
El informe muestra que la complejidad media de las nóminas ha aumentado un 5% a nivel mundial, y siete de los diez países con sistemas más complejos se concentran en Europa. España, aunque sigue fuera del top 10 mundial, ha escalado tres posiciones en el ranking y ha visto aumentar su puntuación hasta 6,25, frente al 5,82 registrado en 2023, lo que supone un incremento del 7% en apenas dos años.
Nóminas: cada vez más datos, más presión administrativa y más probabilidad de error
“El entorno de nóminas en España se ha vuelto claramente más exigente en los últimos años”, afirmó a este diario Santiago Zerolo, responsable de la Estrategia de Desarrollo de Negocio de Strada. “El estudio muestra que la complejidad aumenta cuando se amplían los campos de datos necesarios para la declaración y el procesamiento de las nóminas”. Según detalló este experto, “ese incremento de información requerida no es neutro y afecta de forma desproporcionada a los autónomos con empleados y a las pymes”.
Zerolo subrayó que los pequeños empleadores “suelen trabajar con estructuras administrativas muy ajustadas, por lo que cualquier nueva obligación incrementa de manera inmediata la carga de trabajo”. A su juicio, “más datos exigidos implican más tiempo dedicado a la gestión y una mayor dependencia de asesores externos”. También advierte de que “cuando aumenta el número de deducciones y bonificaciones obligatorias, los cálculos se complican y se multiplican las posibilidades de error”.
“El mismo nivel de detalle que refuerza la gobernanza del sistema puede elevar de forma significativa el coste de cumplimiento para los pequeños negocios”, señaló Zerolo, quien precisa que España “está dentro del grupo de mercados con alta complejidad en la gestión de nóminas”. Y añadió que “habiendo cada vez más exigencias normativas, el riesgo de incumplimiento crece si no se cuenta con conocimiento local y procesos bien definidos”.
A través de la práctica diaria de la gestoría, José Ramón Fernández, secretario de la Asociación Española de Empresas de Asesoría y Gestoría Tributaria, Laboral y Contable (Asefiget), coincide en el diagnóstico general. “La práctica laboral se ha vuelto progresivamente más compleja, no solo por la coexistencia de múltiples marcos normativos, sino sobre todo por la frecuencia con la que se introducen cambios”, afirmó. “No se da tiempo a que los criterios se consoliden ni a que exista una interpretación estable y homogénea”, añade.
Fernández destacó que uno de los principales focos de incertidumbre “está en la pluralidad de convenios colectivos, ya sean provinciales, autonómicos o estatales, sin un criterio unificador claro”. Según explica, “esa dispersión obliga a gestionar un volumen muy elevado de derechos y obligaciones con particularidades específicas según el ámbito de aplicación”. Y advierte de que “todo ello incrementa de forma notable el riesgo de discrepancias y contingencias laborales”.
El coste real del trabajador sigue siendo desconocido para muchos autónomos
“La diferencia entre el salario neto que recibe el trabajador y el coste total que asume el empleador sigue siendo una de las partes más opacas de la nómina para muchos autónomos”, sostiene Santiago Zerolo. “Incluso cuando los conceptos aparecen desglosados, el porqué de esa diferencia no resulta intuitivo”, señala. En su opinión, “la nómina combina en un solo ciclo retenciones fiscales, deducciones del empleado y cotizaciones a cargo del empleador”.
Zerolo explica que “muchos pequeños empleadores son conscientes de que el coste es mayor que el salario neto, pero no entienden completamente cómo se calcula cada componente”. También apunta que “no siempre se distingue con claridad qué parte corresponde al trabajador y cuál al empleador”. Y añade que “a medida que crece la lista de deducciones obligatorias y requisitos de reporte, esa comprensión se vuelve todavía más difícil”.
El aumento constante de esta complejidad normativa “hace que el cálculo del coste real del trabajador sea cada vez menos transparente para quien no tiene formación específica en nóminas”, insiste. Según indica, “los cambios frecuentes obligan a actualizar sistemas y procesos, algo que muchas pymes no pueden hacer con rapidez”. Y concluye que “esa falta de claridad incrementa el riesgo de errores y ajustes posteriores”.
Desde la óptica de la gestoría, José Ramón Fernández coincide en este diagnóstico y pone el foco en sus consecuencias económicas. “El coste real de un trabajador sigue siendo una incógnita para una parte relevante de autónomos y pequeñas empresas”, afirma. “Esa falta de visibilidad explica que todavía se pacten salarios en términos netos y no en bruto”, añade.
Fernández detalla que “cuando el foco se pone únicamente en el neto a percibir y no se integran correctamente cotizaciones, retenciones y otros conceptos de coste laboral, el cálculo del coste hora se hace mal”. A su juicio, “esto deriva en una reducción drástica de los márgenes sin que el empresario sea plenamente consciente”. También advierte de que “las decisiones sobre precios, presupuestos, contratación u horas extra se toman con una información incompleta”.
Nóminas, digitalización y errores recurrentes en pequeños negocios
“La tecnología puede ayudar mucho en la gestión de nóminas, pero no es una solución automática”, afirmó a este diario Santiago Zerolo. “La digitalización reduce el trabajo manual y mejora la consistencia, pero solo cuando los procesos y los datos están bien integrados”, explicó. En este sentido, señaló que los entornos fragmentados, con plataformas, hojas de cálculo y conocimiento no documentado, limitan la automatización.
Zerolo describe esta situación como “un caos cómodo”, en el que la nómina funciona aparentemente, pero con costes ocultos en forma de tiempo perdido, mayor riesgo de errores y falta de información relevante para la toma de decisiones. También apunta que “cuando aumentan los requisitos de datos o deducciones, los sistemas deben actualizarse, y muchas pymes carecen de capacidad y recursos para hacerlo con rapidez”. Y subraya que “incluso con automatización e inteligencia artificial, la supervisión humana sigue siendo esencial”.
Como experto con muchos años elaborando nóminas, José Ramón Fernández identifica errores muy concretos que siguen repitiéndose. “Uno de los más frecuentes es no interiorizar que el registro diario de jornada es obligatorio”, afirma. “Ese esfuerzo pedagógico debe hacerse tanto con las personas trabajadoras como con los responsables del negocio”, añade.
Fernández también alerta sobre la Prevención de Riesgos Laborales. “Muchas pymes siguen percibiéndola como una carga formal y no como una medida de seguridad jurídica”, señala. A su juicio, “contar con un sistema de PRL correctamente dimensionado protege tanto al negocio como a la plantilla y reduce de forma significativa la exposición a conflictos y sanciones”. Y concluyó que la principal fricción no es técnica, “sino la resistencia al cambio y la falta de alineamiento interno”.
